ARTI, SARANA DAN FUNGSI MANAJEMEN

BAB I

ARTI, SARANA DAN FUNGSI MANAJEMEN

1.      ARTI MANAJEMEN

Manajemen sering diistilahkan sebagai ketatalaksanaan, manajemen dan manajemen kepengurusan. Untuk menghindari interpretasi yang berbeda-beda maka kita gunakan bentuk aslinya. Yaitu manajemen.

Ada tiga unsur   di dalam menajemen

-  Manajemen sebagai proses

- Manajemen sebagai kumpulan,  kolektivitas orang-orang yang  melakukan aktivitas manajemen

-  Manajemen sebagai suatu seni ( art ) dan sebagai Ilmu ( science )

Manajemen sebagai proses  

Menurut   Encylopedia of the social, manajemen yaitu  suatu proses dengan proses mana pelaksanaan suatu tujuan tertentu diselenggarakan dan di awasi

Menurut Haimann, manajemen yaitu fungsi untuk mencapai sesuatu melalui kegiatan orang lain dan mengawasi usaha-usaha individu untuk mencapai tujuan bersama.

Menurut George R. Terry, Manajemen yaitu pencapaian tujuan yang ditetapkan terlebih dahulu dengan mempergunakan kegiatan orang lain.

Dari definisi di atas dapat disimpulkan sebagai berikut :

-          Adanya tujuan yang hendak dicapai

-          Tujuan dicapai melalui kegiatan orang lain

-          Kegiatan-kegiatan orang lain harus dibimbing dan diawasi

Manajemen sebagai kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas manajemen

Adalah orang yang melakukan aktivitas dalam suatu badan tertentu sering disebut sebagai manajemen. Bentuk tunggal manajer

Yang termasuk dalam bentuk melakukan aktivitas, sering dinamakan proses manajemen, fungsi-fungsi manajemen atau unsur-unsur manajemen. Hal ini sering dilakukan  manajer yaitu melakukan fungsi planning, organizing, staffing, directing dan controlling.

Manajemen sebagai seni dan sebagai ilmu    

Pendapat Chester I Barnard, Henry Fayol, Alfin Brown Harold Koontz, Cyril O’ Donnel dan Gerge R. Terry

Manajemen sebagai seni yaitu berfungsi untuk mencapai tujuan yang nyata mendatangkan hasil atau manfaat.

Manajemen sebagai ilmu yaitu berfungsi menerangkan fenomena-fenomena / gejala-gejala, kejadian-kejadian, keadaan-keadaan yang memerlukan penjelasan-penjelasan.  

Unsur keilmuan yaitu kumpulan pengetahuan tertentu yang dinyatakan dalam peraturan-pertauran, statemen-statemen melalui berbagai ujian-ujian, penyelidikan-penyelidikan.

Unsure seni yaitu pemakaian  pada situasi tertentu sehingga menjadi pembawaan, menjadi keahlian bersifat intuisi.

Dari pengertian definisi diatas, maka manjemen adalah seni dan ilmu perencanaan, pengorganisasian, penyusunan, pengarahan dan pengawasan sumber daya untuk mencapai tujuan yang sudah ditetapkan.

2.      SARANA MANAJEMEN

Sarana manjemen untuk mencapai tujuan yaitu

Man ( manusia ) merupakan sarana penting untuk mencapai tujuan yang telah ditentukan, berbagai aktivitas yang dilakukan manusia adalah seperti fungsi-fungsi manajemen atau bidang-bidang lainnya. Seperti aktivitas penjualan, personalia dan lain sebagainya.

Money ( Uang ) merupakan sarana untuk mencapai tujuan, setiap aktivitas yang dilakukan manajemen tentunya membutuhkan uang, seperti pembelian bahan baku, penggajian, ongkos produksi dan sabagainya. Disamping itu perlu adanya kecermatan dalam mengkalkulasi dan perhitungan dalam penggunaan uang, agar tujuan yang telah ditentukan tercapai.

Materials ( Bahan-bahan ) dalam proses pelaksanaan kegiatan, manusia membutuhkan bahan-bahan, dalam perusahaan manufacturing yaitu sebagai dasar untuk proses produksi menjadi barang jadi, hal ini sebagai sarana manajemen untuk mencapai tujuan.

Machines ( Mesin ) untuk membantu proses produksi diperlukan mesin. Disamping manusia mesin juga sangat diperlukan, untuk saling mendukung. aktivitas manajemen.

Methods ( Cara ) dalam melakukan aktivitas dihadapkan berbagai macam alternatif cara melakukan pekerjaan. Sehingga metode-metode tersebut dapat ditemukan kegiatan yang efektif dan effiisien,  berdaya guna dan berhasil guna.

Markets ( Pasar ) adalah sarana penting untuk memasarkan hasil produksi, minimal dapat mempertahankan pasar yang sudah ada. Bagi perusahaan  yang berorientasi profit tidak lepas dari markets.

Dari kesemuanya yang telah disebut di atas adalah merupakan sumber daya. Sumber daya ini adalah alat manajemen untuk mencapai tujuan.

3.      FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

Berbagai macam pendapat mengenai fungsi-fungsi manjemen, unsur-unsur manajemen atau proses manajemen, adalah sebagai berikut :

Louis A. Allen                 : Leading, Planning, Organizing, Controlling

Henry Fayol                    : Planning, Organizing, Commanding,  coordinating,

  controlling.

Luther Gullich                : Planning, Organizing, Staffing, Directing, Coordinating,

              Controlling.

 Koontz dan O’Donnel    : Organizing, Staffing, Directing, Planning, Controlling.

 William H. Newman       : Planning, Organizing,  Assembling, Resources,

  Directing, Controlling

 George R. Terry             : Planning, Organizing, Actuating, Controlling.

 Lyndak F. Urwicck        : Forcesting, Planning, Organizing, Actuating, Leading,

  Communicating, Controlling.

 The liang gie                   : Planning, Decision making, Directing, Coordinating,

  Controlling, Improving.        :

Dari pendapat di atas fungsi-fungsi manajemen dapat disimpulkan adalah sebagai berikut,  menjadi tiga belas fungsi manajemen. ;

Forecasting, memperkirakan, meramalkan, memproyeksi atau mengadakan taksiran terhadap berbagai kemungkinan yang akan terjadi sebelum suatu rencana yang lebih pasti dapat dilakukan.. misal memforcast penjualan hasil produksi dengan mengkalkulasi jumlah penduduk pada daerah penjualan, income perkapita anggota masyarakat, kebiasaan membeli dan sebagainya.

Planning ( termasuk Budgeting ) adalah penentuan serangkaian tindakan untuk mencapai suatu hasil yang diinginkan. Perencanaan juga dapat merumuskan penetapan apa yang harus dicapai, dimana hal itu harus dicapai, bagaimana hal itu harus dicapai, siapa yang betanggung jawab dan mengapa hal itu harus dicapai. Planning juga dirumuskan sebagai penetapan tujuan, policy, prosedur, budget, dan program organisasi.

Organizing adalah mengelompokkan kegiatan yaitu penetapan susunan organisasi, tugas dan fungsi –fungsi dalam unit organisasi. Serta menetapkan kedudukan, sifat hubungan dalam unit organisasi masing-masing. Organisasi dirumuskan sebagai keseluruhan  aktivitas manjemen dalam mengelompokkan orang-orang, penetapan tugas, fungsi, wewenang tanggung jawab, sehingga mencapai tujuan yang diinginkan.

Staffing ( Assembling Resources ) salah satu fungsi  manajemen berupa penyusunan, perekrutan, pengembangan dan penetapan jabatan personalia agar dapat memberikan kerja / aktivitas secara maksimal kepada organisasi.

Directing atau Commanding yaitu  berhubungan dengan memberikan saran, bimbingan, perintah-perintah, instruksi-instruksi serta berfungsi mengkordinasi  kepada bawahan dalam melaksanakan tugas sesuai dengan tuj

uan yang telah ditetapkan.

Leading yakni seorang manajer / pimpinan  memberikan pengaruhnya kepada bawahannya agar melakukan tindakan suatu pekerjaan. Pekerjaan leading dapat meliputi kegiatan-kegiatan sebagai berikut :

-          Mengambil keputusan

-          Komunikasi dengan bawahan agar melakukan pekerjaan

-          Memilih orang agar menjadi kelompoknya.

-          Pengembangan pengetahuan bawahan

-          Memperbaiki Sikap dan terampil bawahan

Coordinating salah satu fungsi manajemen yakni menghubungkan, menyatukan dan menyelaraskan pekerjaan bawahan sehingga terdapat kerja sama yang terarah dalam usaha mencapai tujuan organisasi. Untuk menyelaraskan dan terarah dibutuhkan instruksi, perintah, memberikan penerangan- penerangan dan bila perlu  teguran dengan memberikan surat peringatan.   

Motivating adalah memberikan dorongan semangat kepada bawahan agar melakukan pekerjaan sesuai yang diinginkan organisasi. Dorongan seorang atasan kepada bawahan adalah agar bawahan bekerja lebih semangat, sehingga menjadi produktif. Effektif dan effisien.

Controlling ( Pengawasan / Pengendalian ) yaitu mengadakan penilaian, koreksi sehingga apa yang dikerjakan oleh bawahan berjalan dengan baik sesuai dengan tujuan yang telah ditentukan. Dalam fungsi pengawasan seorang atasan mengadakan pemeriksaan, mencocokkan agar aktivitas berjalan sesuai dengan rencana serta tujuan yang diingkan.

Reporting ( Pelaporan )  yaitu berupa penyampaian perkembangan, hasil kegiatan, pemberian keterangan mengenai segala tugas dan fungsi kepada seseorang ( pejabat yang lebih tinggi ) baik secara lisan maupun tertulis, sehingga yang menerima laporan memperoleh gambaran pelaksanaan tugas orang yang memberi laporan.( bawahan)

4.      TINGKAT-TINGKAT MANAJER

Manajer  terdapat dalam sebuah organisasi / perusahaan, banyak manajer dalam perusahaan atau sering disebut sebagai manajemen yaitu merupakan kolektivitas orang-orang yang melakukan aktivitas atau fungsi-fungsi manajemen,. masing –masing manajer mempunyai fungsi yang sama, tetapi dilihat dari corak kegiatannya terdapat perbedaan, sesuai dengan tingkatan manajer. 

Ada tiga tingkatan manajer dalam suatu organisasi / perusahaan, yaitu :

a.        Top Mnager ( Manajer tertinggi ) pucuk pimpinan, kategori ini adalah anggota- anggota board of manager ( dewan Direksi ) dan presiden perusahaan

b.      Middle Manager ( Manajer Menengah ) kategori ini adalah kepala bagian, kepala-kepal devisi dan kepala seksi

c.       Supervisory Manager au First Line Manager ( Manajer tingkat pertama ) kategori ini adalah kepala mandor, dan mandor.

Dapat digambarkan tingkatan manajer, seperti di bawah ini :

 

                                                                                        Top Manager                                                                                                                                                                                                                                         

                                                                                    

 

                                                                                                     Middle Manager

 .                                                                                    

                                                                                                           

                                                                                                           First Line Manager

 

Gambar  01.01

Sesuai dengan perbedaan tingkat manajer, maka corak kegiatan manajer dapat dibedakan menjadi empat kriteria :

-          Board of Manager bergerak memimpin organisasi / perusahaan secara keseluruhan

-          Presiden memimpin para manajer agar terdapat team works

-          Depertemen/division memimpin pekerja yang meliputi bidang-bidangya

-          Superindent, general foreman dan forman memimpin para pekerja supaya melaksanakan pekerjaannya sesuai dengan tujuan organisasi/perusahaan.